Bỏ túi kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sự chuyên nghiệp trong cách tổ chức sự kiện không chỉ nằm ở sự thành công của nó mà còn dựa vào bản kế hoạch tổ chức.Vậy lý do nào khiến nó trở thành yếu tố quyết định thành bại của sự kiện?Bởi nếu bạn xây dựng được bản kế hoạch tốt, 70% sự thành công đã không còn ngoài tầm với với bạn.Tham khảo bài viết dưới đây bạn sẽ có 1 bản kế hoạch hoàn hảo cho mình.

1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện

Các hạng mục trong bản kế hoạch luôn dựa trên tính chất của sự kiện, loại sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức, khi xác định đúng yếu tố này bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời nâng tính chính xác của nó.Mục đích và mục tiêu của sự kiện luôn tồn tại mối quan hệ song song mật thiết,cái này quyết định cái kia, đối với trường hợp này mục đích sẽ đặt ra các mục tiêu cần đạt được cho những người thực hiện.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện ngoài trời – Chọn địa điểm tổ chức uy tín

2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?

Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót.Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.

3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào thì truyền tải thông điệp cũng rất quan trọng, nó là điểm nổi bật nhất cần nhấn mạnh, gây ấn tượng với khách mời tham gia cũng như các doanh nghiệp có mặt.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng. 

>>> Xem thêm: tổ chức lễ khánh thành – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?

4.Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện

Các yếu tố quyết định mức độ biết đến cũng như ít hay nhiều khách tham gia đó là ngày và địa điểm tổ chức, với một nơi có giao thông thuận lợi và một ngày giờ đúng vào thời gian rảnh của phần đa khách mời sẽ đến đông hơn.Ngoài ra cần phải có địa điểm và thời gian để ghi vào giấy mời, càng xác định sớm càng khiến hiệu quả cao.

5. Lên chương trình tổ chức sự kiện

Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Một số hoạt động cần chuẩn bị như thiết kế chương trình, lập ban điều hành chương trình, viết thoại MC,..

6. Kế hoạch truyền thông cho sự

Với ý nghĩa quảng bá cho doanh nghiệp cũng như gây ấn tượng cho các thương hiệu, sản phẩm thì truyền thông là một hoạt động mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp.Tuy các hiệu quả to lớn truyền thông mang lại là không thể phủ nhận, tuy nhiên vẫn nên nghiên cứu, sử dụng các phương tiện phù hợp với hình ảnh , thương hiệu của công ty cũng như với số tiền tiết kiệm nhất cho ngân sách.

7.Xây dựng ngân sách sự kiện

Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.

>>> Tìm hiểu: tổ chức sự kiện lễ khởi công – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường